ZEITERFASSUNG
Stunden, die man später noch erklären kann
Zeiterfassung ist im Planungsbüro kein Selbstzweck: Sie ist die Grundlage für Honorarnachweise, für den Soll-Ist-Vergleich je Leistungsphase und für die Frage, ob sich ein Projekt gerechnet hat. amenda erfasst deshalb nicht nur, wie lange gearbeitet wurde, sondern woran.
ZUORDNUNG
Projekt · Leistungsphase · Vertragsleistung
ERFASSUNG
Timer, Wocheneintrag, Portal, Chat
PRÜFUNG
Einreichen, freigeben, zurückgeben
SCHUTZ
§ 3 ArbZG, Sonn- und Feiertage, gesperrte Perioden
BUCHEN
Auf das Projekt, die Phase, die Leistung
Eine Buchung trägt nicht nur Stunden, sondern auch, wofür sie angefallen sind: Projekt, Leistungsphase und — wo der Vertrag es vorsieht — die einzelne Vertragsleistung. Erfasst wird per Timer, als Wocheneintrag oder unterwegs im Portal. Genau diese Zuordnung ist es, die später den Soll-Ist-Vergleich je Phase möglich macht.
NACHWEISPFLICHT
Wo ein Nachweis gefordert ist, fehlt er nicht
Verlangt eine Vertragsleistung einen Tätigkeitsnachweis, nimmt amenda die Buchung ohne Beschreibung nicht an — sie wird abgelehnt, nicht stillschweigend gespeichert. Das gilt in der Oberfläche wie über die Schnittstelle. So bleibt die Abrechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern belastbar, ohne dass jemand hinterherräumen muss.
GRENZEN AUS DEM ARBEITSZEITGESETZ
Regeln, die das Büro einmal einstellt
Sonntage und Feiertage lassen sich sperren, ebenso Buchungen in der Zukunft; die tägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG wird beim Speichern geprüft. Feiertage kommen aus dem Kalender des jeweiligen Bundeslands, nicht aus einer Pauschale. Abgeschlossene Perioden sind gesperrt — nachträgliche Änderungen brauchen eine Wiedereröffnung.
FREIGABE
Erst geprüft, dann gezählt
Die Woche wird eingereicht, geprüft und freigegeben — oder mit Begründung zurückgegeben. Wer prüft, sieht Name, Projekt, Phase und Nachweis nebeneinander statt einer Liste anonymer Zeilen. Freigegebene Wochen sind gesperrt; eine Korrektur ist möglich, aber sichtbar.
ENTWÜRFE
Auch aus dem Chat — aber nie ungefragt
Über den MCP-Zugang kann ein KI-Assistent Zeiten vorschlagen und buchen. Solche Buchungen entstehen als Entwurf und zählen nicht, bis der Mensch sie bestätigt. Der Vorschlag selbst stammt aus echten Signalen: laufende Einsatzplanung, Buchungen der letzten Wochen und die Lücke zwischen geplant und gebucht.
WEITERVERWENDUNG
Von der Stunde zur Auswertung
Freigegebene Stunden laufen ohne Zwischenschritt in Controlling und Kalkulation: geplant gegen erfasst je Phase, Auslastung je Person, Projektstunden je Zeitraum. Für die Lohnabrechnung stehen dieselben Daten als Auswertung bereit.
Zeiterfassung, die im Nachweis besteht
Wir zeigen Ihnen die Erfassung und die Freigabe an einem Projekt aus Ihrem Büroalltag.