EINFÜHRUNG

So kommt amenda in Ihr Büro

Neun Schritte von der ersten Arbeitsgruppe bis zu amenda als festem Teil Ihrer Abläufe. Wir richten ein, übernehmen Ihre Daten und begleiten Ihr Team — Sie entscheiden, was zuerst kommt.

EINFÜHRUNG BESPRECHENPREISE ANSEHEN

Wie viele Projekte hat Ihr Büro im Portfolio?

Einführung in ca. 12 Wochen

VorbereitungAufbauIm Alltag
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  1. 1Arbeitsgruppe einrichten

    Ein kleines Kernteam aus Partnern, Projektleitung und Office.

    Woche 1

  2. 2Bestehende Projektdokumentation sichten

    Projektlisten, Server-Ordner und Datenblätter durchgehen.

    Woche 1–2

  3. 3Ziele festlegen

    Welche Fragen soll amenda zuerst beantworten?

    Woche 2–3

  4. 4Datenmodell implementieren

    Formulare, Felder und Kennwerte passend zum Büro.

    Woche 3–5

  5. 5Projekte anlegen

    Projekte mit Stammdaten und Kennwerten erfassen.

    Woche 5–7

  6. 6Beteiligtenlisten importieren

    Bauherren, Fachplaner und Kontakte übernehmen.

    Woche 6–7

  7. 7Bilder hochladen

    Fotos, Pläne und Visualisierungen den Projekten zuordnen.

    Woche 6–8

  8. 8Daten pflegen und ergänzen

    Lücken schließen, Qualität sichern — im Projektalltag.

    Woche 8–12 und fortlaufend

  9. 9amenda in Prozesse integrieren

    Akquise, Datenblätter und Website auf amenda umstellen.

    Woche 9–12 und fortlaufend

Richtwerte nach Anzahl der Projekte im Portfolio. Die tatsächliche Dauer hängt außerdem von Datenqualität, Bildbestand und den gewählten Modulen ab — wir planen sie gemeinsam mit Ihnen. Pfeil: läuft nach der Einführung fortlaufend weiter.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Was in jedem Schritt passiert

Vorbereitung

  1. Schritt 1 · Woche 1

    Arbeitsgruppe einrichten

    Ein kleines Kernteam begleitet die Einführung und trifft die Entscheidungen — so bleibt amenda nah an Ihrem Alltag.

    IHR BEITRAG
    Zwei bis vier Personen benennen, etwa aus Partnerschaft, Projektleitung und Office.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Kick-off, Fahrplan und eine feste Ansprechperson für Ihr Büro.

  2. Schritt 2 · Woche 1–2

    Bestehende Projektdokumentation sichten

    Wir verschaffen uns gemeinsam einen Überblick: Welche Daten gibt es, wo liegen sie, wie aktuell sind sie?

    IHR BEITRAG
    Zugang zu Projektlisten, Server-Ordnern, Datenblättern und bestehenden Tools.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Bestandsaufnahme der Quellen — Excel, Datenbanken, Ordnerstrukturen — und erste Einschätzung zur Übernahme.

  3. Schritt 3 · Woche 2–3

    Ziele festlegen

    Wofür soll amenda zuerst da sein — Referenzen für Wettbewerbe, Kennwerte, Kontakte, Website? Daraus ergibt sich die Reihenfolge.

    IHR BEITRAG
    Prioritäten setzen und festlegen, woran Sie den Erfolg messen.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Zielbild mit priorisierten Schritten und der passenden Modulauswahl.

Aufbau

  1. Schritt 4 · Woche 3–5

    Datenmodell implementieren

    Formulare, Felder, Kennwerte und Berechtigungen werden so eingerichtet, wie Ihr Büro arbeitet.

    IHR BEITRAG
    Felder und Begriffe abstimmen, Entwürfe prüfen und freigeben.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Konfiguration von Formularen, Formelfeldern und Rollen; Anbindung an Entra ID / SSO.

  2. Schritt 5 · Woche 5–7

    Projekte anlegen

    Ihre Projekte kommen mit Stammdaten und Kennwerten in amenda — aus bestehenden Listen und Unterlagen.

    IHR BEITRAG
    Projektlisten bereitstellen und offene Fragen zu einzelnen Projekten klären.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Übernahme aus Ihren bestehenden Systemen und Listen.

  3. Schritt 6 · Woche 6–7

    Beteiligtenlisten importieren

    Bauherren, Fachplaner und weitere Kontakte werden übernommen und mit den Projekten verknüpft.

    IHR BEITRAG
    Bestehende Kontakt- und Beteiligtenlisten bereitstellen.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Import, Zusammenführen von Dubletten und Zuordnung zu Projekten und Rollen.

  4. Schritt 7 · Woche 6–8

    Bilder hochladen

    Fotos, Pläne und Visualisierungen werden den Projekten zugeordnet und verschlagwortet.

    IHR BEITRAG
    Bildordner freigeben und Auswahl sowie Bildrechte klären.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Strukturierter Upload und Zuordnung zu den Projekten.

Im Alltag

  1. Schritt 8 · Woche 8–12, danach fortlaufend

    Daten pflegen und ergänzen

    Lücken schließen, Angaben prüfen, neue Projekte direkt in amenda anlegen — die Daten wachsen mit dem Büroalltag.

    IHR BEITRAG
    Zuständigkeiten für die Pflege festlegen.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Rollenspezifische Schulungen und regelmäßige Check-ins in den ersten Monaten.

  2. Schritt 9 · Woche 9–12, danach fortlaufend

    amenda in Prozesse integrieren

    amenda wird Teil der Abläufe: Akquise, Datenblätter, Website, Einsatzplanung — je nach gewählten Modulen.

    IHR BEITRAG
    Abläufe umstellen und alte Listen schrittweise ablösen.
    WIR ÜBERNEHMEN
    Pilotphase mit ausgewählten Projekten, dann begleiteter Rollout für das ganze Büro.

Wie lange dauert die Einführung?

Vor allem von der Anzahl der Projekte, die übernommen werden. Als Richtwerte, bis amenda im Alltag läuft:

Den konkreten Zeitplan legen wir mit Ihnen im Kick-off fest.

Was wir übernehmen können

Sie fangen nicht bei null an. Bestehende Daten übernehmen wir aus den Quellen, die Sie heute nutzen:

  • Excel- und CSV-Listen mit Projekten und Kennwerten
  • Ordnerstrukturen auf dem Server mit Bildern, Plänen und Dokumenten
  • Kontakte aus Outlook und bestehenden Adresslisten
  • Bestehende Datenbanken und Tools

Mehr zu Analyse, Zielbild und Begleitung finden Sie in unserer Beratung.

Planen wir Ihre Einführung

Erzählen Sie uns von Ihrem Büro — wir schlagen Ihnen einen Fahrplan vor.

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